Excel-00(1): Excel 操作の基礎

本ページにおいて、Excel 操作の基礎をまとめる。

このページで取り扱う内容は以下の通り。



起動と用語

まずは Excel を起動してみよう。
デスクトップ上の アイコンをダブルクリックするとアプリケーションが起動する。

右に見える選択肢の中から「空白のブック」をクリックしよう。



下図のような空白なブックが開く。



Word はワープロソフトであったから未経験でもそれなりに取り扱いは容易であったが、
表計算ソフトである Excel は慣れないと何をすれば良いか分かりにくいかも知れない。

まずは Excel で用いられる用語をいくつか紹介しよう。

ブック Excel のファイルをブックと言う。
セル 灰色の線で区切られた区画一つ一つをセルと言う。
シート セルが集まって一枚のシートとなる。一つのブックは複数のシートを持つことができる。(当面は一つのシートしか使わない)
にて編集するシートを切替えることができる。
過去のバージョンのExcelではデフォルトのシート数は3枚であったが、Excel2013 以降では1枚になった。
アクティブセル (マウスで) 選択されたセルをアクティブセルと言う。複数のセルをアクティブにすることもできる。
左図は A1 のセルがアクティブな状態
セルが横方向に集まってできるものを行という。
左図は「行3」を表す。
セルが縦方向に集まってできるものを列という。
左図は「列C」を表す。
フィルハンドル アクティブなセルを囲む太線の右下に現れる四角。後で用いる。




セルの選択

ここではアクティブにするセルを選択する方法を学ぶ。

まず、マウスで「行3、列C」に相当するセルを一回クリックしよう。



このセルのことを「C3」と呼ぶ。今、セルC3はアクティブになったのである。

次に複数のセルを選択する方法を学ぼう。 いま、C3でマウスの左ボタンを押し、押したままマウスを移動してみよう。 移動先の位置によって、次のように複数のセルを選択できる。

連続したセルの選択
縦方向に3セル選択
横方向に3セル選択
4×3のセルを選択


行または列全体を選択するには以下ようにする。

行または列の選択
行の選択 「3」をマウスでクリックすると以下のように行3を選択できる。
列の選択 「C」をマウスでクリックすると以下のように列Cを選択できる。
とびとびのセルを選択するには、以下のようにする。

とびとびのセルの選択
とびとびのセルの選択 セル C5 をクリックした後、D7、E9、F11 のセルをキーを押しながらマウスで順番にクリックする。
連続したセルの選択 (参考) セル C3 をクリックした後、E6 のセルをキーを押しながらマウスでクリックする。


このように、 をすると、それぞれ違った方法で複数のセルを選択できる。

なお、このような Ctrl キーと Shift キーを用いた複数アイテムの選択は、エクスプローラ上 (マイドキュメント等) でファイルを選択する場合にも有効である。

最後に、シート全体の選択方法を学ぶ。

シート全体の選択
シート全体選択 キーを押しながら「a」キーを押す。するとシート全体が選択される。これをしばしば「Ctrl-A」と表記する。


「Ctrl-A で全体を選択」は Excel 以外でもしばしば用いられる。



文字/数値の入力

セルを選択し、キーボードを打つと文字を入力することができる。以下の文字列を入力してみよ。

[演習]
セル A1、B1、C1、D1、E1、F1 にそれぞれ「1234」、「ABC」、「情報処理」、「'1234」、「4/1」、「'4/1」と入力してみよ。
なお、英数字は全て半角とする。

正しく入力が終ると、以下のようになるだろう。



ここで、セルへの文字/数字の入力に関して、以下のテクニックを身につけよう。

[テクニック]
セル A1 に文字を入力した後、

Tab キーと Enter キーによるセルの移動は Excel を使う上で基本であるのでここで身につけよう。

上記の入力で、以下のことが明らかになる。 もう一つ着目して欲しいのは、以下の数式バーである。



選択したセル (図では F1) の内容 (図では 「'4/1」) が数式バーにも表示されていることがわかる。
さらに、数式バーには入力した文字列そのもの(アポストロフィも含む「'4/1」が表示され、セルには文字列に変換された「4/1」が表示されている。

今後、セルに文字を入力する際にはこの数式バーにも注目していこう。

次に、入力した文字列や数値を変更/編集する方法を学ぼう。

[上書き]

[編集]
このうち「編集」機能を次の演習で確かめててみよう。

[演習]
セル C1 をダブルクリックし、 「情報処理」を「情報の処理」に変更せよ。

編集を行うと、文字列がセルの大きさをはみ出してしまう。
セルの大きさを拡大するには、下図の様に「C」と「D」の間をマウスでつかみ、右へドラッグすれば良い。





書式設定

文字列の入力の際、「数値は右揃え」、「文字列は左揃え」になっていた。

これは、Word の時と同様に、セルには「書式」と呼ばれるものがあって、
書式をかえることで、セルやセルの中身の文字列の見た目を制御できることを反映したものである。

書式を変更するには、変更したいセルの上でマウスを右クリックし、「セルの書式設定」を選択する。

すると、以下の「セルの書式設定ダイアログ」が現れる。 タブを切替えることで、様々な書式を設定できる。

主なものをいくつか紹介する。





Excel で表の作成

まず、表を作製するための枠を設定しよう。
Word の時と同様に、まず3×3の表から出発する。3×3のセルを選択し、マウスを右クリックして「セルの書式設定」を選択しよう。



すると、以下のような「セルの書式設定」ダイアログが現われる。
罫線タブを選択し、「外枠」と「内側」を設定しよう。

なお、このダイアログで線の太さや実線/点線などを変更できる。
さらに「外枠」と「内側」のみでなく、各辺ごとの設定や斜線を引くなど、
様々な設定が行えるので試してみると良いだろう。



すると、下図のように3×3の表に罫線がひかれる。



やはり、Word の時と同様に 左端の列のセルを結合しよう。
左端の縦3つのセルを選択し、マウスを右クリックし、セルの書式設定を選択。



「配置」タブから「セルを結合する」を選択する。これで、3つのセルが結合されて 1つになる。
ついでに、文字列の横位置を中央揃えにしておこう。



結果は下図のようになる。



そうして、「自己紹介」などの内容をセルに書き込むと下図のようになる。




次に、「所属」欄も中央揃えにしてみよう。 「所属」セルの上でマウスを右クリックし、「セルの書式設定」を選択する。



現われたダイアログで、「配置」タブをクリックし、「横位置」や「縦位置」を選択しよう。
ここでは「横位置」を「中央揃え」に選択した。



すると、「所属」のセルのみ、文字列が中央揃えになる。
(これはもちろん「所属」のセルの書式設定を行なったから)

これを他のセルについても設定するには、(今まで何度か扱ったように) 「書式のコピー」を行なえばよい。
書式のコピーは以下のような刷毛 (はけ) のボタンで行なう。



「所属」セルを選択した状態で、「書式のコピー」ボタンで押す。
これで、「所属」セルの書式 (ここでは「中央揃え」) がコピーされたことになる。

これをペースト (貼り付け) するためには、この状態でマウスで「C3〜D5のセル」を複数選択すれば良い。
これで選択したセルに書式がペーストされる。

最後に、セルのからはみ出した文字列があるので列を拡大しておこう。
列 (B や C) の区切りをマウスでドラッグすれば良いのだった。

さらにフォントサイズの調整も行う。



これで完成。ちゃんと全てのセルが中央揃えになっていることにも注意。



Excel で作成した表を Word に貼り付ける

作成した表をWordに貼り付けてみよう。準備として、Word をあらかじめ起動しておこう。

そして、Excel 上で作成した表のうち、コピーしたい領域をマウスで選択し、
その領域上でマウスの右ボタンをクリックし、「コピー」を選択しよう。

なお、あらかじめ Excel のセルの横幅を大きめにしておくと、 Word に貼り付けた際にちょうど良い大きさになる。
何度か試行錯誤してみよう。



次に、あらかじめ起動しておいた Word において、表を貼り付けたい位置で マウスを右クリックし、
「貼り付け」を選択。貼り付けには6種類の選択肢(アイコン)があることがわかるが、当面は一番左のアイコンを使うようにしよう。



すると、以下のように Excel で作成した表が Word に貼り付けられた。
表のサイズなど、細かな設定を Word で設定することができる (Word-03: 罫線による表の作成を参照)。





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