メールソフトの利用方法
工学院大学では以下の 2 種類のメールアドレスがあり、どちらもWeb 上でメールの読み書きができるようになっている。
- Active! mail : sXXXXXX@ns.kogakuin.ac.jp
- Google Workspace アカウントの生涯メール : sXXXXXX@g.kogakuin.jp
講義の質問などをする際は、Active! mail ( sXXXXXX@ns.kogakuin.ac.jp ) を用いて欲しい。
なぜかというと、Active!mail のメールアドレスの末尾は "kogakuin.ac.jp" となっており、
このアドレスを使っているということは、皆さんが教育機関である工学院大学に所属することが保証されるからである。
実際、皆さんが将来就職活動をする際はこの "kogakuin.ac.jp" のメールアドレスを使うことになる。
→参考：ac.jpドメインとは？：ドメインまめ知識
一方、Google Workspace アカウントの生涯メールは Google という私企業により発行されたメールアドレスであり、皆さんの所属を保証する効果はない。
このページでは Active!mail を活用するための最低限の情報を記す。
このページの内容
Active! mail にアクセスすると、いつもの統合認証アカウントのログイン画面が現われるのでログインして欲しい。
なお、Active! mail にスマートフォンからアクセスする方法は後で記すので、
ここでは PC でアクセスする方法を解説する。
まず、メールの設定のうち署名の追加を行おう。
これにより、Active! mail メールでメールを作成するとき、メール末尾に「先進工学部 金丸隆志」のような署名が入るようになる。
Active! mail にログインし、「ツール」→「署名管理」を選択する。
そして、下図のように新規作成ボタンをクリックする。
そして下記のようにメール末尾に記される署名を記入する。「設定名」は好きな名前をつけて構わないが、下図では「学校設定」とした。
所属には、学部名だけではなく学科名を追加しても良いだろう。ぼかしてある部分には自分の名前を記入する。
ぼかしておかないと、そこに書いてある教員名を丸写しする学生がいるのでぼかした。
記入が終ったら OK ボタンをクリックする。
この設定をした後に Active! mail でメールを書くと、下記のように、メールに署名が入るようになる。
もちろん、ぼかしてある部分には皆さんが記入した自分の名前が表示される。
次にプロフィールを設定する。この設定により、皆さんからのメールを受け取った人が「差出人の氏名」をひとめで知ることができるようになる。
Active! mail にログインし、「ツール」→「プロフィール管理」を選択する。
新規作成をクリックする。
「プロフィール名」はやはり好きな名前をつけてで構わないが、ここでは「学校設定」とした。
また、「標準にする」にチェックしておく。
「名前」の欄に自分の名前を書く。「署名」は先程設定した署名につけた名前を選択する。
この設定をして誰かにメールを送ると、下図のように受信した人には誰から届いたメールかひと目でわかるようになる。
もちろん、ぼかしている部分には皆さんの氏名が入る。
「メール受信」タブをクリックすると、そのアドレスに来ているメールを見ることができる。
Active! mail にログインしたときはこの「メール受信」タブがデフォルトになっている。
さらに、必要に応じて「更新」ボタンを押して新規メールを読み込むこともあるだろう。
下図のように、未読のメールは太字で表示されるので、クリックすることで読むことができる。
皆さんの場合、学校からの通知や、先輩からのサークルの勧誘メール等が届いている可能性がある。
読んだメールを閉じる場合は下図の×ボタンを使う。
さて、ここからが本番である。Active! mail でメールを書く方法を記す。
メールを書くには下図のように「メール作成」というタブをクリックする。
するとメールを書くためのウインドウが現れるのですが、ブラウザにより挙動が異なる。
例えば、新しいウインドウがタブで開くブラウザの場合、下図のようにメールを読んでいた「メインタブ」と、メールを書くための「送信用タブ」が現れる。
また、新しいウインドウが別ウインドウでで開くブラウザの場合、下図のようにメールを読んでいた「メイン画面」と、メールを書くための「送信用画面」が現れる。
いずれの場合も、メール送信前に「メインタブ」または「メイン画面」を閉じてはいけない。
閉じるとメールを送ることができなくなるためである。
以上に注意し、「宛先」、「件名」、「本文」を記述していく。
練習として、まずは自分自身にメールを送ってみよう。まず、「宛先」欄に自分のメールアドレス sXXXXXX@ns.kogakuin.ac.jp を記す。
例えば、機械理工学科 (s5) 、2023年度入学 (23) 、の 0番目の学生 (000) の場合、
s523000@ns.kogakuin.ac.jp がアドレスである (実際には 0 番の学生はいないので、このアドレスは存在しない)。
手で入力するとミスが起こり得るので、「@」よりも右側をコピー＆貼り付け機能を使うなどして、確実に記入することを推奨する。
Windows の場合、メールアドレスをマウスでなぞってその上で右クリックして「コピー」、宛先欄でマウスを右クリックして「貼り付け」である。
自分のメールアドレスを「宛先」に書き、
さらに、「件名」、「本文」も適当な内容を書く。
今は自分自身にあててメールを書く、という演習を行っているので、内容は自由である。
書き終えたら、「送信」ボタンをクリックすればメールが送信される。
さて、自分で自分に宛てて書いたメールは届いただろうか。
「メール受信」タブの「更新」ボタンを押して新規メールを読み込み、メールが届いたかチェックしよう。
届かない場合、以下の理由が考えられる。
- 自分のメールアドレスを間違えて記述した
- メール送信時にメインタブまたはメイン画面を閉じており、そもそも送信されなかった
以上で Active! mail を用いてメールを送ることができるようになった。
以下では、スマートフォンで Active! mail を用いるための注意を記す。
Active! mail へのメールは、通常 Active! mail にログインしないと読むことができない。
しかし、Active! mail へは教員などから重要なメールが届くことが多いので、確実に読めるようにしておきたい。
そこで、Active! mail へのメールを皆さんのスマートフォンに転送する設定を紹介する。
それにより、Active! mail へのメールを皆さんのスマートフォンで確実に受け取ることができるようになる。
メール転送の設定は、下図のように Active!Mail の「ツール」→「転送」から行う。
「設定名」は適当に好きな名前を付ける（例えば「スマホに転送」など)。
「条件設定」は、皆さんに届いた全てのメールをスマートフォンに転送したいので「全てのメールを転送」にチェックする。
転送設定で「次のアドレスに転送」を選択し、転送先に皆さんのスマートフォンのメールアドレスを書く。
(誤って他人のメールアドレスを書かないように！)
もちろん、このアドレスを間違えると皆さんのスマートフォンにメールが届かないので、慎重に記すべきである。
なお、「携帯電話に転送」と言う項目もあるが、これはパケット定額ではない人やいわゆるガラケーのために、
添付ファイルなどを削除して転送する場合に用いる項目である。
記入が終ったら「OK」ボタンを押して設定を終える。
上の設定で、Active! mail に届いたメールをスマホで読むことができるようになった。
そのメールに返信したい場合はどうすれば良いだろうか？
そのまま返信してしまうと、受け取り側は Active! mail のアドレス ( ns.kogakuin.ac.jp ) ではなく、
皆さんのスマートフォンのメールアドレス ( gmail.com など) からのメールとして受け取ることになってしまう。
しかし、冒頭で述べた理由で返信も Active! mail のアドレス ( ns.kogakuin.ac.jp ) ですべきである。
もちろん、スマートフォンのメールアドレス ( gmail.com など) を教員に知られたくない、という人もいるだろう。
そのためにはいくつか方法はあるだろうが、ここでは「スマートフォンで Active! mail にログインしてメールを書く」という方法を記す。
スマートフォンで Active! mail にログインしてメールを書きたい場合、まず PC で Active! mail にログインし、「スマートフォン設定」をクリックする。
スマートフォンからアクセスすべきアドレスが現れるので、それをスマートフォンでブックマーク(お気に入り)に登録しておけばよい。
「QRコード表示」ボタンを押してQRコードからアクセスするのが楽だろう。
ユーザID の部分にサンプルのIDが入っているので、それを消して自分のIDとパスワードを入力する。
私の場合、メールを読むときはスマートフォンに転送されたメールをリアルタイムに読み、
メールの返信時はこの方法でActive Mailにログインしてメールを書くようにしている。
実際のスマホ用画面はこちら。
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