Excel2007-08: 理系の論文スタイルでの図の挿入方法

Excel2007-07: Excel グラフの Word への貼り付け」 にて、Excel グラフの Word への貼り付け方法を学んだ。
レポート提出等の際にこの方法で Excel グラフを Word に 取り込むことができる。

しかし、上記以外にも、理系の論文やレポートで図やグラフを挿入する際は 幾つか注意すべき作法がある。
それをここで紹介しよう。

ここで学んだ方法を、是非今後のレポート作成や論文作成の際に活用して欲しい。

理系のためのExcelグラフ入門 表紙 金丸隆志「理系のためのExcelグラフ入門」好評発売中です

理系スタイルでの図・グラフの貼り付け

理系スタイルでの図・グラフの貼り付け例が下図である。



ポイントは この他にも、「図の解説は英語で記述する」という分野も存在する。

ここで、上記の図で、どこを Excel、どこを Word で作成しているかの 解説を下図に示す。
グラフそのものが Excel で作成されるのは良いと思うが、 図番号や図のタイトルや解説は Word で作成することに注意して欲しい。
さらに、つけた図番号は文章中から参照することもあり得る。



以上を Excel と Word で行う方法を以下で解説する。


図番号とタイトルの挿入

まず、「Excel2007-07: Excel グラフの Word への貼り付け」 を参考に、Excel グラフを Word に取り込むわけであるが、
その前に、Excel グラフからタイトルを削除しておこう。
下図のように、Excel の「レイアウト」タブ→「グラフタイトル」→「なし」を選択する。



そしていつも通り Excel グラフを Word にコピー&ペーストする。

貼り付け形式はExcel2007-07: Excel グラフの Word への貼りつけに解説があるが、
ここでは 過去のバージョンとの互換性を重視して「Excel グラフ(ブック全体)」、
Excel での設定を保持するために「元の形式を保持」を選択した。



まず、Excel グラフの四角い枠を削除しよう (今後、この枠を削除する癖をつけた方が良いかも知れない)。
まず、Excel グラフの余白領域を右クリックし、「グラフエリアの書式設定」 を選択する。



すると、以下のようなダイアログが現れるので、 「枠線の色」を「線なし」を選択する。



すると、以下のようにグラフの四角い枠が削除された。



なお、グラフの周りの文章の配置の仕方は、以下のように 「書式」タブから選択できる。

ここではデフォルトの「行内」のままとする。



ここからが本番である。

グラフに図表番号をふり、さらにタイトルを記述する方法を解説しよう。
以下の様に、グラフをシングルクリックして選択した状態で グラフ上でマウスを右クリックして「図表番号の挿入」を選択する。



すると、以下のようなダイアログが現れるので、 「図1」に続けて、タイトルや解説を記述し、「OK」ボタンを押す。



すると、以下の様に図番号とタイトルが付加される。
お好みで、図やタイトルを「中央揃え」にすると良いだろう (Word の機能の復習)。



ここまでで、図番号をグラフにふるところまではできた。


相互参照機能を用いた図番号の参照

次にこの「図1」という番号を文章中から参照する方法を学ぶ。
文字通り「図1」とベタに書いてはダメで、 ここでは「相互参照」という機能を使う。

「図1」と書きたい位置にカーソルを移動し、「挿入」タブから「相互参照」を選択。



すると、以下のようなダイアログが現れる。ここで 「参照する項目」を「図」に、「相互参照の文字列」を「番号とラベルのみ」として「挿入」をクリックする。



すると、以下のように「図1」という番号が文章中に挿入される。
なお、図ではその後に「が実験結果です。」という文字列を書き足した。






「図番号」機能と「相互参照」機能は何がありがたいか?

さて、以上で「図番号」機能と「相互参照」機能の使い方を解説した。
若干面倒であったが、今後この機能を積極的に使って欲しい。

ところで、この2つの機能を使う理由はなんだろうか? それを以下で解説する。

実験やレポートで複数の図を挿入した長い文書を作成する場合、 必ずしもページの順番通りに図を挿入するとは限らない。

完成間際になって「最初の方に図を追加したい」ということはしばしばあるものである。

そういうときに「図番号」機能を使わず、文字通り図番号を「図1」、「図2」、「図3」…と手作業で書いていた場合、
図の挿入に応じて、図番号を全て 「図1」→「図2」、「図2」→「図3」…と書き直さなければならなくなる。
さらに、文章中で「図1は〜のグラフである」などと参照していれば、その参照も変更しなければならなくなる。

正しく変更できれば良いだろうが、学生の卒業レポート等を見ると、
「図1が2つある」、「参照先の図番号が間違っている」などの問題があるのが ほとんど
である。

「図番号」機能と「相互参照」機能を正しく用いれば、上記のようなトラブルはなくなる

その例を以下で見てみよう。上で作成したグラフ混じりの Word ファイルの 先頭に図をさらに追加してみる。

下図は Word のクリップアート (1年生で学んだ) を挿入し、
さらに上で学んだ要領で図番号を挿入した例である (図を右クリックして「図表番号の挿入」であった)。



この図の追加挿入により、さきほどのグラフは「図1」から「図2」に変更になる。
そこで、グラフの図番号を見てみると、以下のように自動的に「図2」に変更されている。

このように、図番号が自動的に変更されるのが「図番号」機能のウリである。



ただし、上図でわかるように、図番号の参照はまだ正しくない。
そのためには参照の更新をしなければならない。

「 Ctrl + A 」で文書全体を選択し、右クリックして「フィールド更新」を 選択すれば、図番号の参照が更新される。



以下の通りである。

以上見た通り、「図1」、「図2」の番号のうち「1」、「2」という数字を 一度も手作業で書かずに
図に番号をふったり、番号を参照したりできるのがポイント。




おまけ:ページ番号と改ページの挿入

最後に、おまけとしてページ番号と改ページの挿入方法を解説する。

まず、ページ番号である。100ページ近くある卒業レポートに、ページ番号がふられていないことがあった。
2 ページ以上の文書であれば、ページ番号をふる癖をつけよう

方法は簡単で、「挿入」タブから「ページ番号」→「ページの下部」を選択する。
さらにページ位置を「左」、「中央」、「右」などと選択できるが、「中央」が良いだろう。



次に、改ページである。これも卒業レポートであるが、 ページを変えたいところで、10行くらいの空行を挿入して
無理矢理改ページしているものがあった。

ページを変えたいときは明示的に改ページを挿入しないと、 後で文章を追加したときに
どんどん改ページ位置がずれてしまうことはわかるであろう。

改ページして新たな用紙から書き始めたいときは下のように「空白のページ」、



既に次ページがある状況では「ページ区切り」を選択することで 改ページが行われる。







←Excel2007-07: Excel グラフの Word への貼り付けExcel2007-09: SUM 関数と AVERAGE 関数→

Office 2007 の基礎に戻る