Word2013-01: Word による文書の作成

ワープロソフトである Microsoft Word を用いて文書を作成することを学ぶ。



テキストエディタと Word の違い

文書の作成は、テキストエディタでも行えるが、
今回から学ぶワープロソフトはテキストエディタと何が違うのだろうか。

それを知るには、以下の文書例を見て頂くと分かりやすいだろう。
まずはテキストエディタによる文書の例は以下の図のようになる。



一方、Word を用いた文書の例は以下のようになる。



見て分かるように、テキストエディタは文書を書くことのみに特化しているのに対し、
ワープロは文字の大きさを変更したりや下線を引くことなどにより、文書の見た目を制御できることが特徴である。

それぞれの特徴、長所などをまとめると以下のようになるだろう。

[テキストエディタ]

[ワープロソフト (特に Microsoft Word)]

Word は上記のような特徴を持っているから、Word の使い方を学ぶということは を学ぶということになる。

このうち、「文書の入力」は前回までにテキストエディタで学んだ知識が そのまま活用できることに注意しよう。



Word の起動

デスクトップにある以下のアイコンをマウスでダブルクリックしよう。



以下のような画面が現れた場合は「白紙の文書」をダブルクリックする (環境によってはこの画面は現れない)。



すると以下のようにWordで文書を編集する画面となる。



ここで、Word 2013 のファイルの保存形式について学んでおこう。

まず、左上の ファイルタブ をクリックしてみよう。
ファイルの保存や印刷がここから行えるのだが、そこで下図のように「名前を付けて保存」をクリックしてみよう。
そして、保存場所を決定するために「参照」ボタンをクリックする。



以下のようにダイアログが現れるが、「ファイルの種類」をクリックすると、下図のように保存形式がいくつかあることがわかる。
ここでは、赤線を引いた「Word文書 (*.docx)」と「Word97-2003文書 (*.doc)」を覚えておこう。



保存の際、デフォルトのままでは「Word文書 (*.docx)」で保存される。
これ以外には、Wordの古いバージョンでも開ける形式である「Word97-2003文書 (*.doc)」も企業などではしばしば使われるので知っておこう。

これらでファイルを保存すると、アイコンと拡張子はは下記の様になる。

種類 拡張子 Office2013 Office2003 用途
.docx × Office2007 以降用のワードファイル
.doc 過去のバージョンの Office でも開けるワードファイル




文書の入力

標準では、A4 サイズの紙を対象に文書を編集するように設定されている。

まず、文書の画面上でのサイズを変更する方法を学んでおこう。 画面の右下に下図のようなズームバーが見られる。
これを操作することで、画面上の倍率が変更される。



倍率を変更すると、画面上での見た目のサイズが変更される。
適切な大きさにすると、以下のようなに用紙の両端が見えるようになる。このとき、下図の赤線の幅が A4 用紙の横幅と思えば良い。



それでは、文章の入力を行ってみよう。まずはテキストエディタで学んだ要領で文章を入力して行けば良い。

[演習]
以下の文章を入力せよ。入力の際、一文ごとに改行すること。



(注意) は半角英語、は半角数字である。

1〜3行目のポイントは文節の区切りなどを正しく入力できるかである。
Shift キーを押しながら←→キーを押すことで文節の区切り位置が移動する。
文節の移動自体は←→キーで行う。

4行目と5行目のポイントは である。順に見て行こう。

全角文字と半角文字

一般に日本語は全角文字と呼ばれる (半角カナという半角の日本語もあるが、ここでは省略する)。
一方、英語や数字は「全角文字」と「半角文字」があり、これらは全く異なるものであるので、区別して用いねばならない。 同様に、空白文字 (スペース) にも「全角スペース」と「半角スペース」があり、これも区別しなければならない 半角文字は ASCII 文字であるが、全角文字は基本的に日本語と同じ取扱いである。
そのため、海外にメールを出す際は半角文字で書かないと相手は読むことはできないことがあり得る。

半角文字は MS-IME を「直接入力」にしておけば入力できるが、他にも以下の入力方法がある。

「ひらがな」入力モードのまま半角英語などに変換する方法
変換後、以下のファンクションキーを押す。
  • F6: ひらがな
  • F7: カタカナ
  • F8: 半角カナ
  • F9: 全角英数字
  • F10: 半角英数字

記号の入力 (「〜」や「〒」など)

記号には、記号に特有な読み方がついているものが多い。例えば、「〜」は「にょろ」、「〒」は「ゆうびん」や「ゆうびんばんごう」など。
これを入力して漢字変換の要領で記号に変換してやれば良い。

他にも「々」は「くりかえし」などを覚えておくと便利かも知れない。

読み方のわからない記号を入力するには、IME パッドを用いれば良い。
下の様に、Word で文書編集中に IME パッドをクリックすると、手書き用 IME パッドが現れる。



手書き用 IME パッドでは読みの分からない漢字をマウスで描いて調べることができる。
ここでは「文字一覧」から選ぶことにする。図の赤丸をクリックすると、 「文字一覧」ウィンドウとなり、文字を一覧から選ぶことができる。



文字カテゴリを選ぶことで様々な記号を探すことができる。







Insert キーに注意しよう

Word に限らず、キーボードにより文字列を入力するアプリケーションでは、
キーボードの「Insert」キー (あるいは「Ins」キー) が思わぬトラブルを引き起こすことがある。
ここでその挙動をしっかり理解し、いざというときに困らないようにしよう。

まず、Windows では、文字を入力する際に「挿入モード」と「上書きモード」の2つが区別される。
この2つのモードは何が違うのかを見てみよう。
まず、Word で下のように「a」を6 文字書き、3文字目の末尾にカーソルを移動しておく。



ここで、「bbb」とキーボードから入力したときの挙動の違いを 示したのが下図である。
挿入モードでは「bbb」は文字通り挿入されるが、上書きモードでは「bbb」は「aaa」を上書きして消えてしまう。
まずはこの違いをしっかり理解しよう。

挿入モード (通常) での挙動 上書きモードでの挙動


それでは、このモードの状態がWord 2013で表示されているかどうか、確認しよう。

Word 2013 では、「挿入モード」と「上書きモード」の区別は、画面左下に表示される。下図で言えば、「日本語」の右隣である。
環境に依存するが、下図ではこのモードは表示されていない。
そのような場合は、青いバーの上でマウスを右クリックし、「上書きモード」を選択しよう。
これにより、「挿入モード」と「上書きモード」の区別が表示されるようになる。



以上の準備が終ったら、キーボードの「Insert (または Ins)」キーを 何度か押してみよう。
すると、Word の下部の表示が下のように変化し、 「挿入モード」と「上書きモード」が切り替わることがわかる。
(なお、キーボードによっては「Insert (または Ins)」キーは存在しない)

挿入モード (通常) ←→ 上書きモード
←→


通常は「挿入モード」になっているのだが、何かの拍子に「Insert (または Ins)」 キーを押してしまい、
「上書きモード」になってしまうことが (慣れないうちは) 時々ある。

そうすると、文字列入力時にいつもと違う挙動を示すのでお手上げになってしまう というわけである。
上で見たように、「Insert (または Ins)」キーをもう一度押せば通常の 挿入モードに戻ることを覚えておこう。



Caps Lock キーに注意しよう

キーと キーとの間にある キーに着目しよう。

通常、アルファベットを入力すると小文字で現われるが
誤って キーを押しながら キーを押してしまうと、 (+と書く)、
以後、シフトなしでアルファベットが大文字で入力されるようになる

多くのキーボードやノートPCなどでは、Caps Lock インジケータと呼ばれるものがあり、
このモードの状態のとき (Caps Lock オンのとき) に点灯するようになっている。
ちなみに、Caps とは Capital letters 、つまり大文字ということで、Caps Lock とは大文字入力に固定する、という意味である。

Caps Lock オンの状態では日本語入力に問題が起こることがあるので、通常はオフにしておく
誤ってオンにしてしまった場合は、 もう一度+を入力すると元に戻る。



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